Перейти к содержимому

Конвертер файлов XLS в XML для Декларант-Алко

Конвертер, преобразующий EXCEL-файлы поставщиков алкогольных напитков в XML, для последующей загрузки новых производителей и объемов поставок в программу Декларант-Алко при подготовке деклараций №11 об объеме розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции и №12 об объеме розничной продажи пива и пивных напитков.

Большинство поставщиков алкоголя присылают таблицы с объемами продаж в EXCEL-файлах, а в программу Декларант-Алко можно загрузить информацию только из файлов XML. Начиная с отчетности за 1 квартал 2014 года я подготавливаю декларации с помощью конвертера для преобразования таблиц поставщиков из EXCEL-файлов в XML. Что же это дало?

Во-первых, отпала необходимость в монотонной работе по ручному набору строк в таблицу №2.
Во-вторых, как следствие первого, в несколько раз возросла скорость подготовки деклараций.
В-третьих, тоже как следствие первого, исключаются механические ошибки, возможные при ручном наборе.

Конвертер для преобразования EXCEL-таблиц поставщиков в XML-файлы

  1. Порядок работы с конвертером
  2. Макрос для «Самко»
  3. Производители пива из стран таможенного союза

Порядок работы с конвертером

Пишу программы для себя, не являюсь доверенным издателем, поэтому браузеры и некоторые антивирусы могут предупреждать об опасности перед скачиванием. Программы упакованы в обычные архивы .zip (не самораспаковывающиеся), если сомневаетесь, проверьте скачанный архив перед распаковкой антивирусом. Я использую Kaspersky Internet Security, который подтверждает, что угроз нет.

Скачать архив с программой «Конвертер для ДА»:

Конвертер для ДА 20 - для Windows XP - Windows 7 (подойдет и к Windows 8 - Windows 10, но потребуется загрузить Microsoft .NET Framework 3.5 с пакетом обновления 1 (SP1), если он не установлен).

Конвертер для ДА 45 - для Windows 8 - Windows 10 (подойдет и к Windows 7, если установлен Microsoft .NET Framework 4.5).

1. Скачиваем архив с программой и распаковываем его в любую папку на жестком диске. Будут извлечены два файла: «Конвертер для ДА.exe» и «Образец файла для конвертации.xls».

2. Таблицы, полученные от поставщиков в EXCEL-файлах, необходимо привести к стандартному виду в соответствии с образцом файла для конвертации.*

3. Готовый файл должен быть сохранен и закрыт. При сохранении файла активным должен быть лист с приведенной к стандартному виду таблицей.

4. Открываем файл «Конвертер для ДА.exe» и, нажав кнопку «Обзор», выбираем сохраненный файл для конвертирования. Нажимаем кнопку «Конвертировать», в результате чего создаются два файла и сохраняются в папку расположения исходного файла с именами: (имя исходного EXCEL-файла без расширения)_контрагенты.xml и (имя исходного EXCEL-файла без расширения)_документы.xml.

5. Обновляем программу Декларант-Алко до последней версии, переходим в раздел «Проверка формата XML» и проверяем наши файлы на соответствие принятым схемам.

6. Переходим в раздел «Контрагенты» и импортируем производителей алкоголя из файла (имя исходного EXCEL-файла без расширения)_контрагенты.xml.**

7. Переходим в раздел «Работа с декларациями» и импортируем строки из файла (имя исходного EXCEL-файла без расширения)_документы.xml.

* В файлах поставщиков алкоголя я копирую лист с таблицей и уже в копии листа изменяю таблицу. Чтобы привести таблицы поставщиков, которые бывают самой различной структуры, к стандартному виду, надо удалить лишние строки (промежуточные и окончательные итоги, строки с безалкогольными напитками) и лишние столбцы. У некоторых поставщиков алкоголя ИНН/КПП производителей расположены в одном столбце, их нужно разделить, что можно сделать с помощью формул EXCEL. На рабочем листе в первой строке должна быть шапка таблицы с именами полей, которые необходимы для правильного расположения информации в последующих строках. Конвертер начинает считывать информацию со второй строки, с которой начинается информация по поставкам.

** В первую очередь импортируются производители алкоголя, так как, если появился новый производитель, который отсутствует в справочнике «Контрагенты», строки с ним в декларацию не загрузятся. Если у вас появился новый поставщик алкоголя, то его необходимо добавить в справочник «Контрагенты» вручную.

На что обратить внимание:
- проверить работу с XML-файлами, или какие-то другие возможности Декларант-Алко, можно в копии программы, скопировав папку «ФСРАР» и уже в копии открыв файл «Declarant-Alko.exe». Только после экспериментов не забудьте удалить копию, чтобы в будущем не перепутать ее с оригиналом;
- не забывайте про импорт остатков;
- не забывайте про возвраты;
- обязательно сверяйте объемы поступлений по печатной форме готовой декларации с данными исходных EXCEL-файлов поставщиков (я подсчитываю суммарный объем по исходным файлам поставщиков и сравниваю с общим объемом по печатной форме декларации, отдельно по поставщикам-оптовикам и отдельно по поставщикам-производителям);
- разделить ИНН/КПП производителей, расположенных в одном столбце, в EXCEL 2000-2003 можно, выбрав в меню «Данные» - «Текст по столбцам...» и далее следуя указаниям «Мастера текстов»;
- количество XML-файлов зависит от количества торговых точек («обособленных подразделений» по ФСРАР) и количества поставщиков: на одну точку с одним поставщиком отдельный файл;
- у поставщика может внезапно измениться КПП на одну цифру (было хххххххх1, стало хххххххх2, у меня такое произошло в 4 квартале 2014, обнаружил замечание ФСРАР только после сдачи отчета за 1 квартал 2015, пришлось отправить вдогонку две «корректирующие»).

Актуальность конвертера:
свой последний отчет я сдал в марте 2016 года за 1 квартал этого же года, но с самого начала подачи деклараций в ФСРАР с 2012 года никаких изменений в схеме принимаемых файлов не было, возможно, еще долго не будет. В любом случае, чтобы зря не проделать работу по преобразованию EXCEL-файлов в XML, после обновления программы Декларант-Алко, проверяйте один из файлов за предыдущий квартал на соответствие формату, пункт меню в Декларант-Алко: «Проверка формата XML». Если будут в  Декларант-Алко изменения, он сообщит о несоответствии файла схеме.

Макрос для «Самко»

Все таблицы, полученные от поставщиков в EXCEL-файлах, легко привести к стандартному виду в соответствии с образцом файла для конвертации, кроме таблиц полученных от ООО «Пивоваренный завод «Самко» (г. Пенза). Специально для них пришлось написать отдельный макрос для преобразования к стандартному виду.

Скачать Макрос для «Самко»
Если скачанный файл не открывается в Excel 2010 ...

Перед преобразованием активный лист с таблицей файла «Самко» должен быть сохранен и файл закрыт. Программа открывает выбранный файл, преобразует таблицу и записывает ее на новый лист. После преобразования я выделяю ячейки с количеством в пивных строках старой таблицы, записываю сумму и сравниваю с количеством в новой таблице (контроль никогда не помешает).

В последнее время работа с файлами Пивоваренного завода "Самко" для тех, кто набирает строки вручную, немного упростилась, так как они стали присылать таблицы без строк с безалкогольными напитками.

Производители пива из стран таможенного союза

В 1 квартале 2015 года у меня впервые появился белорусский производитель. Обнаружил я его, только когда XML-файл не прошел проверку в Декларант-Алко на соответствие схеме. Произошло это из-за того, что в таблице поставщика вместо ИНН и КПП был указан учетный номер иностранного производителя, и конвертер неправильно записал его в файл.
В данном случае, можно в строки с пивом от иностранного производителя вставить в соответствующие графы ИНН и КПП, скопированные в строке любого российского производителя, и немного изменить их, чтобы они не совпали в справочнике «Контрагенты», иначе иностранец не загрузится. Далее конвертируем файл, загружаем контрагентов, загружаем документы и, если загрузка пройдет успешно, в справочнике «Контрагенты» находим нового иностранного производителя, удаляем у него ИНН и КПП, выбираем «Иностр.», ставим галочку «производитель/импортер», указываем «Код Страны» и «Уч.Номер».

Добавление контрагента в Декларант-Алко

Если иностранный производитель уже есть в списке контрагентов, то, наверное, проще будет строки с ним удалить из стандартной таблицы, а в Декларант-Алко внести вручную. Хотя и на этот случай есть вариант действий: в справочнике «Контрагенты» снова иностранного производителя сделать «Юр. Лицом» (т.е. российской организацией), записать ИНН и КПП как в EXCEL-файле, а после конвертации и загрузки XML-файлов снова сделать его иностранной организацией, предварительно удалив ИНН и КПП. Но, главное, еще раз все проверить по печатной форме декларации.

Кроме производителей из Беларуси, могут быть производители из Казахстана и Армении.

Добавить комментарий