Конвертер файлов XLS в XML для Декларант-Алко

Конвертер, преобразующий EXCEL-файлы поставщиков алкогольных напитков и пива в XML, для загрузки в программу Декларант-Алко при подготовке деклараций №11 и №12.

С 1 квартала 2021 года декларирование продажи алкогольной продукции регулируется приказом Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 N 397 (ред. от 26.05.2021) «Об утверждении форм, порядка заполнения, форматов и сроков представления в электронном виде заявок о фиксации информации в единой государственной автоматизированной информационной системе учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции». Срок действия документа ограничен 1 января 2027 года.

Предназначение конвертера XLS в XML

Конвертер предназначен для розничных продавцов алкогольных напитков и пива, которым поставщики присылают таблицы с объемами продаж в EXCEL-файлах, а, как известно, в программу Декларант-Алко можно загрузить информацию только из файлов XML.

Главная цель конвертера — облегчить работу сотруднику, подготавливающему декларации №11 и №12. Его использование дает следующие преимущества:

• исключена необходимость в монотонной работе по ручному набору строк в таблицу №2;
• многократный рост скорости подготовки деклараций;
• отсутствуют механические ошибки, возможные при ручном наборе.

Автор конвертера использовал его в течение 2 лет вплоть до закрытия предприятия в 2016 году, что позволяло легко отчитываться перед Росалкогольрегулированием.

Порядок работы с конвертером

Пишу программы для себя, не являюсь доверенным издателем, поэтому некоторые браузеры и антивирусы могут предупреждать об опасности перед скачиванием. Программы упакованы в обычные архивы .zip (не самораспаковывающиеся), если сомневаетесь, проверьте скачанный архив перед распаковкой антивирусом. Я использую Kaspersky Internet Security, который подтверждает, что угроз нет.

Архивы с программой «Конвертер для ДА»:

Конвертер для ДА 20 — для Windows XP — Windows 7 (подойдет и к Windows 8 — Windows 10, но потребуется загрузить Microsoft .NET Framework 3.5 с пакетом обновления 1 (SP1), если он не установлен).

Конвертер для ДА 45 — для Windows 8 — Windows 10 (подойдет и к Windows 7, если установлен Microsoft .NET Framework 4.5).

Порядок работы с конвертером, преобразующем EXCEL-таблицы поставщиков в XML-файлы:

1. Скачиваем архив с программой и распаковываем его в любую папку на жестком диске. Будут извлечены два файла: «Конвертер для ДА.exe» и «Образец файла для конвертации.xls».
2. Таблицы, полученные от поставщиков в EXCEL-файлах, необходимо привести к стандартному виду в соответствии с образцом файла для конвертации.*
3. Готовый файл должен быть сохранен и закрыт. При сохранении файла активным должен быть лист с приведенной к стандартному виду таблицей.
4. Открываем файл «Конвертер для ДА.exe» и, нажав кнопку «Обзор», выбираем сохраненный файл для конвертирования. Нажимаем кнопку «Конвертировать», в результате чего создаются два файла и сохраняются в папку расположения исходного файла с именами: (имя исходного EXCEL-файла без расширения)_контрагенты.xml и (имя исходного EXCEL-файла без расширения)_документы.xml.
5. Обновляем программу Декларант-Алко до последней версии, переходим в раздел «Проверка формата XML» и проверяем наши файлы на соответствие принятым схемам.
6. Переходим в раздел «Контрагенты» и импортируем производителей алкоголя из файла (имя исходного EXCEL-файла без расширения)_контрагенты.xml.**
7. Переходим в раздел «Работа с декларациями» и импортируем строки из файла (имя исходного EXCEL-файла без расширения)_документы.xml.

* В файлах поставщиков алкоголя я копирую лист с таблицей и уже в копии листа изменяю таблицу. Чтобы привести таблицы поставщиков, которые бывают самой различной структуры, к стандартному виду, надо удалить лишние строки (промежуточные и окончательные итоги, строки с безалкогольными напитками) и лишние столбцы. У некоторых поставщиков алкоголя ИНН/КПП производителей расположены в одном столбце, их нужно разделить, что можно сделать с помощью формул EXCEL. На рабочем листе в первой строке должна быть шапка таблицы с именами полей, которые необходимы для правильного расположения информации в последующих строках. Конвертер начинает считывать информацию со второй строки, с которой начинается информация по поставкам.

** В первую очередь импортируются производители алкоголя, так как, если появился новый производитель, который отсутствует в справочнике «Контрагенты», строки с ним в декларацию не загрузятся. Если у вас появился новый поставщик алкоголя, то его необходимо добавить в справочник «Контрагенты» вручную.

На что обратить внимание:
— проверить работу с XML-файлами, или какие-то другие возможности Декларант-Алко, можно в копии программы, скопировав папку «ФСРАР» и уже в копии открыв файл «Declarant-Alko.exe». Только после экспериментов не забудьте удалить копию, чтобы в будущем не перепутать ее с оригиналом;
— не забывайте про импорт остатков;
— не забывайте про возвраты;
— обязательно сверяйте объемы поступлений по печатной форме готовой декларации с данными исходных EXCEL-файлов поставщиков (я подсчитываю суммарный объем по исходным файлам поставщиков и сравниваю с общим объемом по печатной форме декларации, отдельно по поставщикам-оптовикам и отдельно по поставщикам-производителям);
— разделить ИНН/КПП производителей, расположенных в одном столбце, в EXCEL 2000-2003 можно, выбрав в меню «Данные» — «Текст по столбцам…» и далее следуя указаниям «Мастера текстов»;
— количество XML-файлов зависит от количества торговых точек («обособленных подразделений» по ФСРАР) и количества поставщиков: на одну точку с одним поставщиком отдельный файл;
— у поставщика может внезапно измениться КПП на одну цифру (было хххххххх1, стало хххххххх2, у меня такое произошло в 4 квартале 2014, обнаружил замечание ФСРАР только после сдачи отчета за 1 квартал 2015, пришлось отправить вдогонку две «корректирующие»).

Актуальность конвертера:
Автор программы сдал свой последний отчет в 2016 году, но с самого начала подачи деклараций в ФСРАР (2012 год) никаких изменений в схеме принимаемых файлов не было и, скорее всего, еще долго не будет. В любом случае, после обновления программы Декларант-Алко, проверяйте один из файлов за предыдущий квартал на соответствие формату, пункт меню в Декларант-Алко: «Проверка формата XML». Если будут в Декларант-Алко изменения, он сообщит о несоответствии файла схеме.

Производители из стран таможенного союза

В 1 квартале 2015 года у меня впервые появился белорусский производитель. Обнаружил я его, только когда XML-файл не прошел проверку в Декларант-Алко на соответствие схеме. Произошло это из-за того, что в таблице поставщика вместо ИНН и КПП был указан учетный номер иностранного производителя, и конвертер неправильно записал его в файл.
В данном случае, можно в строки с пивом от иностранного производителя вставить в соответствующие графы ИНН и КПП, скопированные в строке любого российского производителя, и немного изменить их, чтобы они не совпали в справочнике «Контрагенты», иначе иностранец не загрузится. Далее конвертируем файл, загружаем контрагентов, загружаем документы и, если загрузка пройдет успешно, в справочнике «Контрагенты» находим нового иностранного производителя, удаляем у него ИНН и КПП, выбираем «Иностр.», ставим галочку «производитель/импортер», указываем «Код Страны» и «Уч.Номер».

Если иностранный производитель уже есть в списке контрагентов, то, наверное, проще будет строки с ним удалить из стандартной таблицы, а в Декларант-Алко внести вручную. Хотя и на этот случай есть вариант действий: в справочнике «Контрагенты» снова иностранного производителя сделать «Юр. Лицом» (т.е. российской организацией), записать ИНН и КПП как в EXCEL-файле (добавленные вместо учетного номера), а после конвертации и загрузки XML-файлов снова сделать его иностранной организацией, предварительно удалив ИНН и КПП. Но, главное, еще раз все проверить по печатной форме декларации.

Кроме производителей из Беларуси, могут быть производители из Казахстана и Армении.

Если в настоящее время все поставщики присылают информацию о новых производителях и объемах поставок в XML-файлах, а конвертер уже не актуален, напишите, пожалуйста, об этом в комментариях.