Перейти к содержимому
Наше приложение «Дешевые авиабилеты» в AppGallery >>

Электронная трудовая книжка (переходный период)

    Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года. Преимущества для работодателей и работников, их действия в переходный период.

    Электронная трудовая книжка – это новый цифровой формат трудовой книжки, не предполагающий физического носителя. Данные будут храниться в защищенной информационной системе Пенсионного фонда России, куда они будут поступать от работодателей с 1 января 2020 года в виде ежемесячной отчетности и с 1 января 2021 года в виде извещений о приеме на работу и увольнении. Сведения из электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

    Преимущества электронной трудовой книжки

    Преимущества для работодателя

    • Снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
    • Исключение ошибок и помарок при внесении сведений о трудовой деятельности.
    • Минимизация возможности предоставления работником трудовой книжки с недостоверными сведениями.
    • Высокий уровень безопасности и сохранности данных в электронном виде.

    Преимущества для работников

    • Электронную трудовую книжку невозможно потерять или испортить, как бумажную.
    • Удобный и быстрый доступ к информации из электронной трудовой книжки.
    • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
    • Минимизация ошибок при внесении сведений о трудовой деятельности работодателем.
    • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
    • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

    Сведения о работе и предоставление выписки

    Сведения о каждом месте работы

    В электронной трудовой книжке будут храниться сведения о каждом месте работы, аналогичные сведениям из бумажной версии:

    • место работы;
    • должность (специальность, профессия);
    • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
    • даты приема, перевода на другую работу, увольнения;
    • основание прекращения трудового договора.

    Места получения выписки

    Здесь перечислены места, где работник сможет получить выписку из электронной трудовой книжки:

    • у работодателя по последнему месту работы;
    • в территориальном органе ПФР;
    • в многофункциональном центре (МФЦ);
    • в личном кабинете на сайте ПФР;
    • в личном кабинете на сайте Единого портала государственных услуг и функций (ЕПГУ).

    Формы сведений (бланки)

    Утверждены следующие формы сведений о трудовой деятельности:

    • Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р);
    • Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР).

    Содержание и порядок заполнения форм смотрите в Приказе Минтруда России от 20.01.2020 N 23н.

    Переход на электронные трудовые книжки

    Ввод электронных трудовых книжек в документооборот планируется с 1 января 2020 года. Переходный период продлится до 1 января 2021 года.

    Переход для работодателей

    • С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами ПФР.
    • По 31 октября 2020 года включительно работодатели обязаны письменно проинформировать работников о введении электронных трудовых книжек и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку путем подачи соответствующего заявления.
    • Работникам, которые до 1 января 2021 года не подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, выдать ее на руки. А бумажные трудовые книжки работников, подавших такое заявление, продолжать вести по-старому одновременно с подачей сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
    • Начиная с 1 января 2021 года необходимо передавать в ПФР сведения о приемах на работу и увольнениях не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

    Переход для работников

    • Для работников переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько им понадобится.
    • Для сохранения бумажной трудовой книжки необходимо подать заявление работодателю в течение 2020 года.
    • Сведения о трудовой деятельности тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

    Получение сведений из ЭТК в ПФР

    Предоставление данной услуги регламентируется Постановлением Правления Пенсионного Фонда РФ от 21.01.2020 N 46па «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по предоставлению сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете».

    Для получения сведений из электронной трудовой книжки в ПФР при личном обращении, необходимо предоставить следующие документы:

    • запрос, предусмотренный приложением к Административному регламенту;
    • документ, удостоверяющий личность зарегистрированного лица.

    Для получения сведений о трудовой деятельности онлайн, запрос отправляется через «Личный кабинет застрахованного лица» на сайте ПФР.

    При личном обращении, сведения из ЭТК предоставляются зарегистрированному лицу в режиме реального времени в день обращения. При поступлении запроса по почте, сведения о трудовой деятельности предоставляются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня получения запроса территориальным органом ПФР.

    Запись в ТК при выдаче ее на руки

    Если сотрудник напишет заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в связи с выбором электронного варианта документа, работодатель должен сделать в ней соответствующую запись по рекомендации Минтруда и выдать ее работнику:

    • графа 1 — порядковый номер вносимой записи;
    • графа 2 — дата выдачи трудовой книжки на руки;
    • графа 3 — запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 N 439-ФЗ)».
    • графа 4 — дата подачи заявления.

    В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» делается следующая запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». Работник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в этой же графе.

    По последнему абзацу возникает вопрос: как разместить весь этот текст в графе 13, если там умещается только подпись сотрудника?

    Если новый сотрудник в первый день работы выбрал ведение ЭТК, то в его трудовую книжку на бумажном носителе запись об этом вносить не нужно.