Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года. Преимущества для работодателей и работников, их действия в переходный период.
Преимущества электронной трудовой книжки
Преимущества для работодателя
- Снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Исключение ошибок и помарок при внесении сведений о трудовой деятельности.
- Минимизация возможности предоставления работником трудовой книжки с недостоверными сведениями.
- Высокий уровень безопасности и сохранности данных в электронном виде.
Преимущества для работников
- Электронную трудовую книжку невозможно потерять или испортить, как бумажную.
- Удобный и быстрый доступ к информации из электронной трудовой книжки.
- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
- Минимизация ошибок при внесении сведений о трудовой деятельности работодателем.
- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
Сведения о работе и предоставление выписки
Сведения о каждом месте работы
В электронной трудовой книжке будут храниться сведения о каждом месте работы, аналогичные сведениям из бумажной версии:
- место работы;
- должность (специальность, профессия);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема, перевода на другую работу, увольнения;
- основание прекращения трудового договора.
Места получения выписки
Здесь перечислены места, где работник сможет получить выписку из электронной трудовой книжки:
- у работодателя по последнему месту работы;
- в территориальном органе ПФР;
- в многофункциональном центре (МФЦ);
- в личном кабинете на сайте ПФР;
- в личном кабинете на сайте Единого портала государственных услуг и функций (ЕПГУ).
Формы сведений (бланки)
Утверждены следующие формы сведений о трудовой деятельности:
- Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р);
- Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР).
Содержание и порядок заполнения форм смотрите в Приказе Минтруда России от 20.01.2020 N 23н.
Переход на электронные трудовые книжки
Ввод электронных трудовых книжек в документооборот планируется с 1 января 2020 года. Переходный период продлится до 1 января 2021 года.
Переход для работодателей
- С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами ПФР.
- По 30 июня 2020 года включительно работодатели обязаны письменно проинформировать работников о введении электронных трудовых книжек и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку путем подачи соответствующего заявления.
- Работникам, которые до 1 января 2021 года не подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, выдать ее на руки. А бумажные трудовые книжки работников, подавших такое заявление, продолжать вести по-старому одновременно с подачей сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Начиная с 1 января 2021 года необходимо передавать в ПФР сведения о приемах на работу и увольнениях не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
Переход для работников
- Для работников переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько им понадобится.
- Для сохранения бумажной трудовой книжки необходимо подать заявление работодателю в течение 2020 года.
- Сведения о трудовой деятельности тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Получение сведений из ЭТК в ПФР
Предоставление данной услуги регламентируется Постановлением Правления Пенсионного Фонда РФ от 21.01.2020 N 46па «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по предоставлению сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете».
Для получения сведений из электронной трудовой книжки в ПФР при личном обращении, необходимо предоставить следующие документы:
- запрос, предусмотренный приложением к Административному регламенту;
- документ, удостоверяющий личность зарегистрированного лица.
Для получения сведений о трудовой деятельности онлайн, запрос отправляется через «Личный кабинет застрахованного лица» на сайте ПФР.
При личном обращении, сведения из ЭТК предоставляются зарегистрированному лицу в режиме реального времени в день обращения. При поступлении запроса по почте, сведения о трудовой деятельности предоставляются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня получения запроса территориальным органом ПФР.
Запись в ТК при выдаче ее на руки
Если сотрудник напишет заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в связи с выбором электронного варианта документа, работодатель должен сделать в ней соответствующую запись по рекомендации Минтруда и выдать ее работнику:
- графа 1 — порядковый номер вносимой записи;
- графа 2 — дата выдачи трудовой книжки на руки;
- графа 3 — запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 N 439-ФЗ)».
- графа 4 — дата подачи заявления.
В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» делается следующая запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». Работник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в этой же графе.
Если новый сотрудник в первый день работы выбрал ведение ЭТК, то в его трудовую книжку на бумажном носителе запись об этом вносить не нужно.