Электронная трудовая книжка (переходный период)

Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года. Преимущества для работодателей и работников, их действия в переходный период.

Электронная трудовая книжка – это новый цифровой формат трудовой книжки, не предполагающий физического носителя. Данные будут храниться в защищенной информационной системе Пенсионного фонда России, куда они будут поступать от работодателей с 1 января 2020 года в виде ежемесячной отчетности и с 1 января 2021 года в виде извещений о приеме на работу и увольнении. Сведения из электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

Преимущества электронной трудовой книжки

Преимущества для работодателя

  • Снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Исключение ошибок и помарок при внесении сведений о трудовой деятельности.
  • Минимизация возможности предоставления работником трудовой книжки с недостоверными сведениями.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных в электронном виде.

Преимущества для работников

  • Электронную трудовую книжку невозможно потерять или испортить, как бумажную.
  • Удобный и быстрый доступ к информации из электронной трудовой книжки.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Минимизация ошибок при внесении сведений о трудовой деятельности работодателем.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

Сведения о работе и предоставление выписки

Сведения о каждом месте работы

В электронной трудовой книжке будут храниться сведения о каждом месте работы, аналогичные сведениям из бумажной версии:

  • место работы;
  • должность (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема, перевода на другую работу, увольнения;
  • основание прекращения трудового договора.

Места получения выписки

Здесь перечислены места, где работник сможет получить выписку из электронной трудовой книжки:

  • у работодателя по последнему месту работы;
  • в территориальном органе ПФР;
  • в многофункциональном центре (МФЦ);
  • в личном кабинете на сайте ПФР;
  • в личном кабинете на сайте Единого портала государственных услуг и функций (ЕПГУ).

Формы сведений (бланки)

Утверждены следующие формы сведений о трудовой деятельности:

  • Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р);
  • Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР).

Содержание и порядок заполнения форм смотрите в Приказе Минтруда России от 20.01.2020 N 23н.

Переход на электронные трудовые книжки

Ввод электронных трудовых книжек в документооборот планируется с 1 января 2020 года. Переходный период продлится до 1 января 2021 года.

Переход для работодателей

  • С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами ПФР.
  • По 31 октября 2020 года включительно работодатели обязаны письменно проинформировать работников о введении электронных трудовых книжек и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку путем подачи соответствующего заявления.
  • Работникам, которые до 1 января 2021 года не подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, выдать ее на руки. А бумажные трудовые книжки работников, подавших такое заявление, продолжать вести по-старому одновременно с подачей сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
  • Начиная с 1 января 2021 года необходимо передавать в ПФР сведения о приемах на работу и увольнениях не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Переход для работников

  • Для работников переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько им понадобится.
  • Для сохранения бумажной трудовой книжки необходимо подать заявление работодателю в течение 2020 года.
  • Сведения о трудовой деятельности тех, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Получение сведений из ЭТК в ПФР

Предоставление данной услуги регламентируется Постановлением Правления Пенсионного Фонда РФ от 21.01.2020 N 46па «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по предоставлению сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете».

Для получения сведений из электронной трудовой книжки в ПФР при личном обращении, необходимо предоставить следующие документы:

  • запрос, предусмотренный приложением к Административному регламенту;
  • документ, удостоверяющий личность зарегистрированного лица.

Для получения сведений о трудовой деятельности онлайн, запрос отправляется через «Личный кабинет застрахованного лица» на сайте ПФР.

При личном обращении, сведения из ЭТК предоставляются зарегистрированному лицу в режиме реального времени в день обращения. При поступлении запроса по почте, сведения о трудовой деятельности предоставляются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня получения запроса территориальным органом ПФР.

Запись в ТК при выдаче ее на руки

Если сотрудник напишет заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в связи с выбором электронного варианта документа, работодатель должен сделать в ней соответствующую запись по рекомендации Минтруда и выдать ее работнику:

  • графа 1 — порядковый номер вносимой записи;
  • графа 2 — дата выдачи трудовой книжки на руки;
  • графа 3 — запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 N 439-ФЗ)».
  • графа 4 — дата подачи заявления.

В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» делается следующая запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». Работник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в этой же графе.

По последнему абзацу возникает вопрос: как разместить весь этот текст в графе 13, если там умещается только подпись сотрудника?

Если новый сотрудник в первый день работы выбрал ведение ЭТК, то в его трудовую книжку на бумажном носителе запись об этом вносить не нужно.

Добавить комментарий

Ваш комментарий будет опубликован после прохождения обязательной модерации. Исходящие ссылки не допускаются. Время модерации составит от нескольких минут до нескольких часов в зависимости от времени суток и занятости модератора. При добавлении в комментарий кода VBA Excel, вставьте перед его началом тег <pre> и по окончании кода </pre>.