Квитанции на оплату коммунальных услуг

Хранение квитанций на оплату коммунальных услуг и банковских чеков в электронном виде. Срок хранения документов по начислению и оплате услуг ЖКХ.

Срок хранения квитанций и чеков по ЖКХ

Срок хранения квитанций на оплату коммунальных услуг и банковских чеков законодательно не регламентирован. Поэтому, в данном случае, следует руководствоваться статьей 196 Гражданского Кодекса РФ, устанавливающей общий срок исковой давности для взыскания задолженности – 3 года.

Кроме того, следует учитывать, что срок исковой давности по оплате коммунальных услуг может быть приостановлен по независящим от нас причинам (чрезвычайные ситуации) или прерван (например, при совершении должником действий по признанию задолженности, в том числе частичная оплата долга по ЖКХ, после чего отсчет срока исковой давности начинается сначала).

Поэтому, желательно хранить квитанции и чеки по оплате ЖКХ более 3 лет. В общем-то, и на бумажном носителе они много места не занимают, а в электронном – и подавно.

Хранение квитанций в электронном виде

Так как в настоящее время многие поставщики коммунальных услуг присылают свои квитанции по электронной почте в PDF-формате, возникает вопрос о способе их хранения. Их можно распечатать на одной стороне листа, а на обороте распечатать банковский чек об оплате.

Но проще, все-таки, сохранить квитанции и банковские чеки в электронном виде. Если они когда-нибудь понадобятся, всегда их можно распечатать, или показать контролеру с экрана компьютера, планшета, смартфона.

Пример, как можно организовать хранение квитанций и чеков на оплату услуг ЖКХ в электронном виде:

1. Создайте общую папку для всех поставщиков коммунальных услуг и в ней индивидуальные подпапки по каждому направлению:

Общая папка для всех видов коммунальных услуг

Общая папка для всех коммунальных услуг

2. Сохраняйте в каждую подпапку квитанции и банковские чеки по соответствующей коммунальной услуге:

Папка с квитанциями и чеками по расходу и оплате электроэнергии

Папка с квитанциями по электроэнергии

3. Копируйте раз в месяц общую папку на USB-накопитель (флешку) или в облачное хранилище.

Некоторые поставщики коммунальных услуг вообще не генерируют квитанции на оплату. Тогда, если вы немного знакомы с VBA, учет расхода услуги по счетчику и сумм к оплате можно вести самостоятельно в Excel.

Добавление показаний счетчика в PDF-документ

В квитанции, где расход ресурса определяется по показаниям счетчиков, следует вносить текущие показания.

Для добавления текущих показаний счетчика в PDF-квитанции можно использовать инструмент «Пишущая машинка» программы Foxit Reader:

Инструмент «Пишущая машинка» в программе Foxit Reader

Инструмент «Пишущая машинка» в программе Foxit Reader

Текущее показание счетчика (3028) и сумма к оплате (854,64) добавлены с помощью инструмента «Пишущая машинка».

Сохранение чеков Сбербанка в PDF-формате

Вариант 1

Сразу после совершения платежа в Сбербанк Онлайн под информацией о платеже появляется кнопка «Печать чека»:

После нажатия на кнопку «Печать чека», платежный чек открывается в новом окне. Нажмите на значок принтера и выберите «Сохранить как PDF»:

После выбора принтера нажмите кнопку «Сохранить», в открывшемся окне выберите папку, скорректируйте имя файла и подтвердите сохранение.

Если в списке не окажется ни одного PDF-принтера, вы можете скачать и установить PDF-принтер в составе бесплатной программы PDF24 Creator.

Вариант 2

Перейдите на страницу «История» и кликните по нужному платежу (последние операции есть и на странице «Главная»).  Под суммой платежа вы увидите значок «Чек по операции»:

Нажатие на три точки в плашке «Чек по операции» откроет кнопки «Скачать в PDF» и «Посмотреть»:

Можно сразу скачать банковский чек в PDF, но у него будет довольно большой размер в килобайтах. Значительно меньший размер файла получится, если нажать кнопку «Посмотреть» и сохранить открывшийся чек с помощью PDF-принтера, как в первом варианте.

Добавить комментарий

Ваш комментарий будет опубликован после прохождения обязательной модерации. Исходящие ссылки не допускаются. Время модерации составит от нескольких минут до нескольких часов в зависимости от времени суток и занятости модератора. При добавлении в комментарий кода VBA Excel, вставьте перед его началом тег <pre> и по окончании кода </pre>.